Забота об экологии / прием вторсырья

Как правильно хранить и утилизировать документы

На большинстве всевозможных объектах малого и среднего бизнеса, а также в различного рода административных зданий и госучреждениях скапливается довольно большое количество различных документов. Иногда архив со всеми документами может разрастаться до очень больших размеров, поэтому вопросы хранения а также утилизации документов интересуют в наши дни очень многих, особенно тех кто сталкивается с этим ежедневно.

В том случае, если вы желаете узнать как необходимо ранить документы, какими сроком годности они обладают, а также как их правильно утилизировать, тогда данная статья может стать для вас очень хорошим решением.

Сколько нужно хранить бухгалтерские документы

Для всевозможных бухгалтерских документов минимальный срок хранения составляет 5 лет, однако, может также увеличиваться в зависимости от тех или иных обстоятельств. А некоторые виды бухгалтерских документов, например, годовая отчётность, должны храниться постоянно, то есть уничтожить их ни в коем случае нельзя.

Сколько хранить налоговые документы

Для налоговых документов сроки хранения тоже разные, например, годовые налоговые декларации должны быть сохранены в течение10 лет. Однако, большинство налоговых документов должны храниться не менее 4 лет. Также существует и целый ряд документов, которые уничтожать просто нельзя, они всегда должны быть сохранены, к таким документам относятся:

  • Устав общества;
  • Документы, подтверждающие создание общества;
  • Протоколы собрания акционеров;
  • Протоколы заседания совета директоров;
  • Задокументированное решение о выпуске ценных бумаг;

Сколько нужно хранить кадровые документы

Что касается кадровых документов, то здесь всё немного сложнее, чем в предыдущих случаях. Можно смело сказать, что практически для каждого вида кадровых документов имеется свой срок хранения, узнать который всегда можно если свериться с приказом номер 558 Министерства Культуры России, в котором подробно прописано, какие документы и сколько нужно хранить.

Наиболее общие категории документов, например, такие как личные дела сотрудников, документы о выплатах, трудовые договора должны храниться 75 лет. В тоже время некоторые кадровые бумаги, такие как допустим графики отпусков, могут быть уничтожены уже через год после их хранения. А допустим договора по технике безопасности, должны сохраняться в течение 5 лет.

Что будет если неправильно хранить документы

Следует отметить, что хранение документов это очень важная задача, к которой следует относиться со всей внимательностью. За не соблюдение правил хранения документов, полагается административный штраф, который в большинстве случаев не очень большой и  находится в пределах 2-3 тысяч рублей. Однако, если в процессе хранения были утеряны налоговые декларации, то размер этого штрафа может быть значительно больше, в некоторых случаях он может доходить до 30 тысяч рублей.

Как выполняется утилизация документов

В том случае, если срок хранения имеющихся документов уже истёк, их нельзя сразу брать и утилизировать, так как изначально надо составить акт, в который следует вписать документы, которые подлежат утилизации. Само уничтожение документов должно осуществляться с учётом всех правил и требований, запись об уничтожении документов должна быть внесена в базу данных.

Услуга утилизация документов

Если у вас накопилось большое количество документов, которые уже по всем правилам должны быть уничтожены, мы подскажем вам, где осуществить эффективную ликвидацию документов, с последующим использованием их в качестве вторсырья.

Именно поэтому компания "Экотек" является очень хорошим решением в этом случае.

Секретность

Документы это не просто бумаги в них может содержаться самая разная секретная информация, поэтому при работе с документами соблюдается конфиденциальность, а значит вы можете абсолютно не переживать по поводу возможных утечек информации.

Современное оборудование

Уничтожение документов происходит при помощи современных и очень эффективных шредеров,  что позволяет успешно и очень быстро справляться даже с очень большими объемами документов.

Консультация

Специалисты нашей компании всегда готовы проконсультировать вас по всем интересующим вопросам, которые так или иначе связаны с утилизацией документов.

Как видите, мы действительно способны предложить нашим клиентам очень большое количество решений, чем обязательно следует воспользоваться. Именно поэтому, если вы желаете утилизировать свои скопившиеся документы как можно быстрее и эффективнее, вам обязательно следует обратиться к нам, что можно всегда сделать в любое удобное для вас время.

Есть вопросы? Мы перезвоним!